CiviCRM administrator guide ES
Cambiándote a CiviCRM
Este capítulo habla sobre los componentes que comúnmente tiene un proyecto en CiviCRM y debe de ser leído por la gente que esté a punto de empezar un proyecto como este. Mucha de esta información puede ser obvia para personas que han sido líderes de proyectos. Pero no es una guía sobre la gestión de proyectos, más bien trata sobre los procesos que comúnmente conforman a un proyecto de CiviCRM y sobre algunos idicadores que es importante tomar en cuenta.
Primero, la filosofía cortesía de Cynthia Tarasco:
"La vida es una serie de decisiones que debemos tomar. Algunas decisiones son fáciles de tomar y no requieren invertir una fuerte cantidad de dinero. Decidir qué sabor de helado comprar entra en esta categoría: si hoy te decides por vainilla, mañana puedes elegir chocolate. Algunas otras decisiones son mucho más difíciles porque requieren fuertes inversiones de dinero y recursos, y tendrás que vivir con ellas en el futuro. Adoptar un nuevo CRM entra en esta categoría, por ello la planeación y la gestión de los proyectos son vitales" .
Cuando empiezas a trabajar en un proyecto de CRM debes pensar en:
- la gente que estará involucrada en el proyecto
- cuáles son los objetivos de usar CiviCRM
- cómo lograrás el primer desarrollo
- qué apoyo necesitarás
- los costos del hosting y la infraestructura del área de sistemas (si es que existe)
- capacitación y documentación
- los cambios en la organización
El equipo y los involucrados en el proyecto
Implementar un proyecto de CiviCRM requerirá una mayor inversión de tiempo de los integrantes de tu organización, inclusive si contratas a un consultor externo. Las organizaciones comunmente subestiman el tiempo que los encargados del proyecto necesitarán para implementar un proyecto de sistemas (capacitando, modificando los procesos internos, y proporcionando nueva información a la gente). No es algo que deba considerarse hasta el final de un programa o una planeación estratégica o de negocios.
Objetivos
Deberás tener una buena idea de los objetivos de la implementación de CiviCRM, que podrían ser por ejemplo: reducir en un en un 25% el trabajo administrativo que requiere la organización de eventos. Incrementar las donaciones en un %25 (contando con el mismo número de colaboradores). Los objetivos deben de ser específicos, medibles, alcanzablers, relevantes y oportunos.
Estos objetivos te ayudarán a darle dirección a este proyecto. Por ejemplo, si el proyecto necesita algún tipo de personalización que requiera de un presupuesto y esfuerzo, los objetivos de tu organización te ayudarán a decidir muchas cosas, te ayudarán a enfocarte en por qué estás implementando CiviCRM y que quieres lograr a través de ello.
Desarrollo
Generalmente es mejor comenzar desarrollando pequeñas secciones que sean más manejables, y que puedan ser implementadas por etapas. Una primer fase de desarrollo es elegir implementar un módulo simple, o una funcionalidad específica para un equipo que pueda fungir como evangelistas de la organización.
Implementar por etapas permite al equipo adaptarse a los cambios de forma gradual sin sentirse abrumados, y le da al desarrollador o implementador la capacidad de ser sencible a la retoalimentación de los usuarios durante el proceso.
Otra razón por la cual es una buena idea implementar CiviCRM por etapas, es porque es al principio es muy difícil para los usuarios usar correcta o completamente bien la herramienta. El proporcionar a los usuarios las manos de la experiencia de una versión del sistema les ayudará a entender cómo funciona y si es posible. Ellos pueden proporcionarle retroalimentación y articular mejor los requerimentos que no habían pensado en un principio.
Implementar el CMS que elijas (Wordpress, Joomla o Drupal) antes o después de implementar CiviCRM es otra forma conveniente de separar el proyecto. Además de las ventajas normales de separarlo en bloques, esto ayudará al equipo a entender las importantes diferencias entre un CMS y un CRM.
Proyectos piloto
Los proyectos piloto ayudan a reducir el riesgo durante la implementación. Por ejemplo, en vez de modificar el proceso entero con el que organizan eventos en CiviCRM, prueba con un evento piloto usando CiviCRM y evalúalo. Y entonces después podrás incorporar los aprendizajes.
El apoyo continuo y el desarrollo
Es un error pensar que CiviCRM cubrirá todas las necesidades de tu organización a futuro. Las organizaciones constantemente cambian y evolucionan, y tu CRM también debería de hacerlo. De otro modo eventualmente dejará de ser útil.
Una vez que empiezas a usar CiviCRM y los colaboradores empiezan a sentirse cómodos con este, es posible que quieras aprovechar otras de sus funcionalidades. Cada implementación o nueva funcionalidad que decidas implementar en CiviCRM requerirá de recursos, así que necesitarás un plan.
Además requerirás de apoyo para:
- mantener el sitio actualizado con los parches de seguridad
- actualizar la última versión de CiviCRM (no es necesario pero CiviCRM está mejorando todo el tiempo y tus usuarios te agradecerán las mejoras de cada actualización.
- actualizar Wordpress, Joomla o Drupal
- encontrar un buen servicio de hosting
Capacitación
La capacitación es uno de los aspectos más significantivos de los proyectos de CiviCRM. Podría tomar muchas formas y tamaños dependiendo de tus usuarios, pero comunmente es necesario invertir en recursos de capacitación que sean replicables (guías de usuarios, diversas sesiones planeadas, etc)
El amplio rango de funcionalidades de CiviCRM puede ser abrumador al principio (especialmente para las mentes menos técnicas). Recuerda que los colaboradores que no están tan involucrados con estos proyectos, requerirán una explicación de los conceptos más detallada (algunas cosas que te parecen obvias para otros pueden no serlo).
Tratar de cubrir todo en una sólo sesión probablemente no sea muy efectivo, tus colaboradores necesitarán tiempo para digerir las ideas. Es mejor impartir sesiones cortas que dejen claros los conceptos y funcionalidades, seguidas de periodos de prueba, pilotos y retroalimentacion. Adapta la capacitación a tu audiencia: si sólo una persona se encargará de la planeación de los eventos, no todo el equipo necesitará recibir una sesión de dos horas sobre cómo hacerlo. Y cuando sea posible, involucra a los colaboradores en la capacitación de otros colaboradores, y con ello se incrementará el sentido de pertenencia y ayudará a reforzar el aprendizaje.
La capacitación también deberá de ser continua. El nuevo personal necesitará estar capacitado y los usuarios familiarizados con el sistema podrán beneficiarse de aprender más sobre temas avanzados. Si planeas usar CiviCRM por alguna razón urgente, adecúa tiempo adicional para la capacitación del personal y para periodos de prueba.
Servidor e infraestructura
El servidor es un aspecto clave en cualquier proyecto de CiviCRM. Necesitarás dar mantenimiento al servidor de cualquier CiviCRM, así como contar con alguien disponible para arreglar los problemas que inevitablemente se presentarán con el tiempo. Si tu sitio necesita ser accesible las 24 horas al día, deberás contar con acuerdo de soporte técnico. Asegúrate de que tu presupuesto sea suficientemente apropiado para el servidor, y verifica las políticas de protección y seguridad de la información.
Toma en cuanta que en el mundo de los servidores, obtienes lo que pagas. En la mayoría de los casos, los servidores más baratos mantienen bajos los precios limitando los servicios y flexibilidad que ofrecen. CiviCRM no trabaja bien con servidores baratos, y los servidores mal presupuestados te darán problemas. Además, asegúrate de que las computadoras de tu personal estén usando la capacidad necesaria para proveerles una buena experiencia con CiviCRM.
El cambio
Empezar a usar CiviCRM puede generar cambios en el flujo de trabajo y procesos de tu organización. Estos cambios pueden ser prácticos o técnicos. De una u otra forma estos cambios serán difíciles y estresantes.
Para evitar esto, dale tiempo al personal de aceptarlo y proporciona soporte durante cada uno de estos cambios para que sean adaptados como un nuevo sistema sin sentir que algo ha sido impuesto.
Enfócate en simples tareas al inicio del desarrollo y comienza a hablar de las tareas más complicadas cuando el personal esté más preparado. Enséñale al equipo cómo el nuevo sistema hará su trabajo más fácil y en dónde ha sido incorporada su retroalimentación.
Una buena planeación puede minimizar los riesgos a través de los cambios, pero es importante ser flexible en tu plan; los imprevistos ocurren a menudo, y un plan rígido podría impedir encontrar la mejor solución.
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